紙の健康診断結果をデータで管理したい

健康診断結果を紙で管理している場合には、さまざまな問題が発生する可能性があります。ここでは、紙の健康診断結果をデータ管理するための方法や、健診システムを導入した際に得られるメリットをまとめました。

紙の健康診断結果で陥る問題

管理が煩雑になる

健康診断の結果を紙で保管している場合、事務作業が多くなり管理が煩雑になります。

このように、管理が煩雑になってしまうと管理に関連する作業にも時間がかかるため、本来の業務にかけられる時間が少なくなるといった影響が出てくることが考えられます。

保管場所の問題が出てくる

紙で管理を行っていると、「どこに保管するか」という問題も出てきます。年々増える健康診断結果の用紙の保管について頭を悩ませることも考えられます。

さらに、健康診断結果は紙で保管、ストレスチェックなど一部の健康情報はシステムで管理しているといったケースでは、より保管方法が難しくなります。

要管理者の把握が難しい

例えば、要管理者を把握する必要が出てきた場合でも、紙の健診結果からデータを読み取るのは手間がかかってしまうことになります。そして、人の目での作業になることから、どうしても見落としや抜け・漏れが発生する可能性をゼロにすることは難しいですし、紙のままだとそこから条件を指定して抽出する、といったことはできません。

紙の健康診断結果をデータ管理するための3つのステップ

健診結果の収集とデータ化を行う

これまで紙で管理していた健康診断結果をデータ管理に移行するには、「データベースやクラウドストレージの導入」「データの整理と標準化」「データ入力を行うためのシステムの開発や導入」といった手順が必要です。ここでは必要に応じてパートナーを探してサポートを受けることで、業務の効率化や担当者の負担軽減も行えます。

また紙の健康診断結果をデータ化する場合には、まず管理が必要となる資料を集めてデジタル化し、クラウドにて管理することがおすすめといえます。

管理体制の構築や手順のルールを策定する

これからは健診結果をデータで管理していくにあたり、データ入力を行う上でのプロセス設計やシステムの導入など、管理体制の構築や手順のルールづくりなどが必要になってきます。

さらに、ここで管理するデータには健診データのほかに生活習慣や病歴など受診対象者の健康に関連したデータも含まれるため、健康経営のビジョンに合ったシステムやサービスを選択することがおすすめです。

データの分析・活用を行う

紙管理からデータ管理に移行が完了した後は、健康課題を把握するためにデータの分析を行います。データの可視化やレポート作成ツールなどを用いることで、さまざまな傾向が見えてくると考えられます。どのような課題があるのかが見えてくれば、健康プログラムや予防策の立案・実施が可能に。さらにその取り組みの効果を測定し、さらなる改善策を考えるといったようにサイクルを回すことによって、健康課題の改善に取り組めるようになります。

健康診断結果のペーパーレス化には健診システムを活用するのがおすすめ

健診システムを導入することにより、健康診断結果の管理をペーパーレス化できます。この点から、さまざまなメリットが考えられます。

まず挙げられるのが、健康診断の予約業務や報告書作成業務の負担が軽減することで、業務効率が向上する点です。システムを導入すると、予約の管理などを含む健康診断のスケジュール管理がシステム上で行えます。エクセルやノートなどで管理する必要もなく、予約の変更やキャンセルもシステムで対応できるため、格段に管理の負担が減ります。さらに、結果報告書を作成する際にも手書きを行う必要がなくなります。

また、手間がかかる検体検査結果の転記も不要になるのもメリットです。システムの導入後は、検査センターより提供される検体検査結果データを取り込めるため、転記を行う必要がありません。

まとめ

健康診断結果をデータで管理することにより、業務の効率化をはじめとするさまざまなメリットが得られます。そのためにおすすめなのが健診システムの活用です。現在は健診システムがたくさんありますので、いくつかのシステムを比較しながらニーズに合ったものはどれか検討した上で導入することがおすすめです。