既存帳票をそのまま健診システムで使える？

健診システムの導入に際して、「健診システムを導入したいけど、健康診断の帳票はいまのまま使えるだろうか？」という不安を持つ方もいるでしょう。

答えをいうと、健診システムによって既存帳票を使えるもの、既存帳票は使えないものがあります。中には、オプションでカスタマイズを加えられたり、自分で作成できる機能があるシステムも。ただ、多くのシステムの場合、帳票の種類を豊富に揃えることで、選択肢を広げてくれています。その中から似たような帳票を選択し、カスタマイズすることで現状の帳票に近づけることはできるでしょう。

懸念がぬぐいきれない人に向けて、ここでは、帳票をいまのままで使いたい理由ごとに、健診システムを使った解決方法を紹介します。

運用の継続性へのこだわり

既存の帳票は長年の運用でスタッフに慣れ親しまれており、業務フローにしっかり組み込まれている可能性があります。そのため、システム変更によって新しい帳票フォーマットを採用すると、現場の混乱や業務効率の低下を懸念していると考えられます。

解決策：ユーザーインターフェースのカスタマイズ

システム内の表示項目やレイアウトを自由に調整できる機能を利用し、既存帳票と同様のデザインや項目配置を再現できるため、移行後も違和感なく運用が継続できます。

コストと労力の節約

帳票を変更すると、新たなフォーマットの作成やスタッフへの再教育、システムへの入力ルールの変更など、追加のコストや労力が発生する可能性があります。これにより、導入後の業務負担が増えることは懸念点の一つです。

解決策：自動データ連携による手作業の削減

既存の帳票データをシステムへ自動連携する機能により、手入力の工数を大幅に削減できます。これにより、スタッフは重複作業から解放され、業務効率が向上します。

解決策：一元管理とレポート機能

システムにより過去の健診データが一元管理され、レポート作成や統計解析が自動で行えるため、従来の手作業による帳票作成に比べて大幅なコスト削減が期待できます。

法令遵守や内部規定との整合性

現行の帳票が、法令や内部規定に則ったものである場合、システム上でそのまま使用することで、コンプライアンス面でも安心できると考えられます。新システムでフォーマットが変更されると、再度の確認や調整が必要になれば困ったことになります。

解決策：カスタム帳票の保存・監査機能

システム内でカスタマイズした帳票の履歴を自動で保存し、監査ログとして残す機能があると、法令遵守や内部規定の確認作業がスムーズに行えます。たとえば、過去の検診結果や帳票変更履歴が容易に追跡できる仕組みを実装することで、外部監査時にも安心して対応できます。

解決策：最新の法令対応テンプレートとの統合

システム提供側で、最新の法令やガイドラインに基づいた標準テンプレートを用意しておくと、既存帳票との比較・調整が容易になり、法令遵守の面でも安心して運用できます。

まとめ

既存の帳票をそのまま活用したいという不安に対し、健診システムがどのような解決策を提供できるのかを具体的にご紹介しました。

このように、健診システムは既存の帳票運用を尊重しながら、さらなる効率化と安全性を追求できるソリューションです。従来の運用を損なうことなく、未来の医療現場に即したシステムへとスムーズに移行するために、健診システムの導入をご検討してみてください。