健診システムの導入を検討している方に向けて、「導入の流れ」と「導入にかかる期間」の目安を分かりやすく解説します。健診システムを導入することで、予約管理や報告書作成などの業務効率が大きく向上する一方、準備や導入までのステップを把握しておかないとスムーズに進められないケースがあります。ぜひ参考にしてください。
はじめに、なぜ健診システムを導入するのか、その目的を明確にすることが大切です。たとえば、以下のような視点で検討してみてください。
明確な目的がないままシステムを導入すると、「機能が多すぎて使いこなせない」「余計なコストがかかった」などの問題が起きやすくなります。
自院や施設の業務に合うシステムを探すためにも、事前に必要な機能や予算を大まかに決めておきましょう。
次に、各メーカーや開発会社が提供する健診システムの資料を取り寄せ、機能やサポート体制を比較します。オンプレミス型とクラウド型のどちらにするかも大きな検討事項です。
この段階で、デモを実際に見せてもらえるところも多いので、画面操作やインターフェースが分かりやすいかなどを確認すると安心です。
導入候補が絞れたら、システムに求める具体的な要件を整理します。たとえば、
などのポイントをメーカーに伝え、最終的に見積を出してもらいます。保守費用やサポート内容を含めた費用対効果をしっかり検証した上で契約に進みましょう。
契約が済んだら、システム構築や環境設定を行います。オンプレミス型の場合はサーバーやネットワークの設定、クラウド型であればPCに専用アプリをインストールするなどの作業が発生します。
あわせて、スタッフへの操作説明会や、実際に使う画面を触りながらの研修を行い、導入時の混乱を避けるようにしましょう。
本稼働前に、テストやリハーサルを実施します。たとえば、
などを行い、操作上の不明点や機能不備がないかを確かめます。必要に応じて調整を依頼し、問題がなければ本稼働に移行です。
いよいよ稼働を開始します。運用開始直後は操作に慣れないことも多いため、スタッフ同士で操作方法を共有したり、メーカーのサポート窓口を活用したりして円滑な運用を目指しましょう。
また、健診システムは特定健診や法改正などの更新情報が必要になる場合があります。定期的にメーカーと連絡をとり、システムアップデートを怠らないことが大切です。
システム導入までの期間は「オンプレミス型」か「クラウド型」かで大きく異なります。おおむね以下が一般的な目安です。
いずれにしても、導入前の要件整理やスタッフへの研修期間を見込むと、余裕をもったスケジュール設定が望ましいでしょう。
健診システムを導入することで、予約や報告書作成、特定健診のXML出力など、多くの作業が効率化しやすくなります。
一方で、システム選定や導入までの流れを把握せずに進めると、導入時期が遅れる・費用が予想以上にかかるなどのトラブルが発生しかねません。
スムーズに導入するには、まず「どんな機能が必要なのか」を明確にし、オンプレミスかクラウドかといった選択肢をふまえたうえで、じっくり要件定義とテストを行うことが大切です。導入期間は短くても1か月、長ければ半年以上かかる場合もあるので、早めの検討をおすすめします。
健診業務の負担を軽くし、精度と効率を高めるためにも、ぜひ今回ご紹介した流れと期間の目安を参考にしてみてください。
各種健診業務の効率化、人的ミスの削減といったメリットが期待できる健診システム。その一方で、導入におけるボトルネックのひとつとなるのが、高額な初期費用や月々の運用コストです。
そこでここでは、導入コストを抑えられるクラウド型健診システムを調査。受付・判定・報告まで自動化できるものから、導入実績があり、かつ初期・月額費用が安い3製品を厳選して紹介します。
